从纸张文件到数字化流程 数字化政府正在步入成熟期

从纸质文件到数字流程的转变不仅可以帮助地方政府在非典新冠肺炎大流行危机中降低资源和劳动力成本，还可以使服务在未来更容易获得。

长期以来，私营部门已经认识到数字规划对生存至关重要。在所有企业中，89%的企业采用了数字优先业务战略或计划这样做，而55%没有进行数字转型的企业认为不到一年就失去了市场份额。

这些努力得到了回报:Adobe的一项研究发现，优先考虑数字计划的公司实现业务目标的可能性比同行高64%。

业务连续性计划对公共和私营部门同样重要。今天这是SARS-CoV-2中的大流行；明天可能是飓风或火灾。这些连续性计划的核心是数字战略。然而，不幸的是，许多政府服务在数字化方面落后于私营部门。

我与政府合作了超过25年来制定这些数字战略，我看到采取重要数字措施的政府发现，当前的危机比尚未采取的行动更容易解决。例如，数字化地区的房主希望利用低再融资率，并可以将合同转移到他们家中的财产上。

但这不仅是一个促进或改善公共事业的问题，也是一个使危机更容易管理的问题。这些落后的政府现在应该考虑如何继续为居民提供必要的远程服务或减少人员数量以应对未来的危机。

这意味着使用一个系统为公民提供低成本的数字获取文件的途径，从而取代去政府部门找纸质文件的辛苦工作。这些措施可以保护重要记录，提高政府工作人员的效率。它们产生收入是因为政府可以对访问这些记录收费，而无需人工搜索记录的人工成本。

地方政府有几十年甚至几百年的纸质记录，从土地记录和法院记录到出生证明和地图。这些物理文件很难搜索，存储成本也很高。跟踪物理文件通常需要几天时间。

将实物文件数字化并建立记录管理系统后，信息收集变得更加简单。法官、律师和执法人员可以登录该系统，搜索和下载所需记录的数字副本。市民可以在几秒钟内在线或通过电话找到所需的文件，并可以提醒他们所记录的潜在欺诈活动。

一旦文件被扫描成数字格式(通常从当前文件开始并向后移动)，就可以在使用记录管理、法院或陪审团系统时进行搜索、管理和立即检索。最终结果是为政府工作人员和公众提供一个更快、更有效、更方便移动设备的流程。

云托管存储解决方案通常是最佳选择。它们灵活，适合移动设备，价格便宜，易于扩展；通常，可以通过购买新的物理服务器并以很低的成本在现场部署来增加计算和存储容量。

数字化的地方政府部门也将提供有价值的历史服务，在未来的很长一段时间里，这将造福于他们的后代。例如，自1620年以来，马萨诸塞州的普利茅斯已经索引了100多万份文件和土地记录，包括五月花号上起草的文件。他们还复制了普利茅斯登记处的原始手写文件，都是用17世纪的草书写的。为后代保存这些文件对于保存美国的历史遗产非常重要。

最好是从现在开始扫描每一个进来的文件，开始数字化的过程，然后根据可用的资金在时间上倒退，以10到20年为增量扫描文件。

在今天的数字世界中，我们很幸运拥有保护我们国家记录的技术，并使那些需要记录的人能够快速访问它们。未来，政府将通过简单、精简和用户友好的工具为选民服务，从而消除公众的繁文缛节污名，使双方的体验更加轻松愉快。

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